PROJE BAZINDA TEKLİF ALMA: STRATEJİLER, AŞAMALAR VE DİKKAT EDİLMESİ GEREKENLER

PROJE BAZINDA TEKLİF ALMA: STRATEJİLER, AŞAMALAR VE DİKKAT EDİLMESİ GEREKENLER

Yazan: Münür Şenay

Giriş

İş dünyasında özellikle projeye dayalı çalışan sektörlerde proje bazında teklif alma süreci, başarının temel taşlarından biridir. Doğru hazırlanmış bir teklif çağrısı ve detaylı analizle seçilmiş doğru teklif, hem maliyet avantajı sağlar hem de projenin kaliteli ve zamanında tamamlanmasına katkıda bulunur. Bu makalede, proje bazında teklif almanın tüm aşamalarını, dikkat edilmesi gereken noktaları ve stratejik önerileri bulacaksınız.

1. Proje Bazında Teklif Alma Nedir?

Proje bazında teklif alma, belirli bir iş ya da hizmetin kapsamı netleştirildikten sonra, bu kapsam doğrultusunda farklı kişi veya kurumlardan fiyat, zamanlama ve yöntem içeren tekliflerin alınmasıdır.

Örnekler:

• Bir inşaat projesi için taşeron teklifleri almak.

• İç mimari bir tadilat için farklı tasarım firmalarından teklif istemek.

• Yazılım geliştirme ya da danışmanlık hizmeti için proje esaslı teklif süreci yürütmek.

2. Proje Bazında Teklif Alma Sürecinin Aşamaları

A. İhtiyacın Belirlenmesi ve Projelendirme

• Proje kapsamı, hedefi ve çıktıları netleştirilmelidir.

• Gerekirse teknik şartname hazırlanır.

• Bütçe, süre ve kalite hedefleri belirlenir.

B. Teklif Çağrısı (RFP – Request For Proposal) Hazırlığı

• Teknik ve idari şartnameler hazırlanır.

• Teklif verecek firmalara gönderilecek belge seti oluşturulur:

  • Proje tanımı

  • İş kalemleri

  • Teslim süresi

  • Değerlendirme kriterleri

C. Tekliflerin Toplanması ve Takibi

• Belirli bir süre içinde tekliflerin alınması beklenir.

• Teklif süreci dijital sistemler (e-mail, e-ihale sistemleri, portallar) üzerinden takip edilebilir.

• Teklif veren firmalardan ek bilgi ve açıklama istenebilir.

D. Teklif Değerlendirme Süreci

• Fiyat analizi (ucuz ama eksik değil, pahalı ama kaliteli mi?)

• Teknik uygunluk (proje gereksinimlerine uygunluk)

• Zamanlama ve teslim süresi

• Firmanın referansları ve deneyimi

• Garanti, bakım, servis şartları

• Ödeme ve sözleşme koşulları

E. Görüşmeler ve Son Müzakere

• Gerekirse en iyi 2-3 firmayla pazarlık görüşmeleri yapılır.

• Revize teklifler alınabilir.

F. Karar ve Sözleşmeye Bağlama

• Seçilen firmaya resmi bildirim yapılır.

• Sözleşme imzalanarak proje başlatılır.

3. Dikkat Edilmesi Gereken Kritik Noktalar

✅ Şeffaflık:

Tüm firmalara eşit ve açık şartlar sunulmalı, adil rekabet ortamı sağlanmalıdır.

✅ Teknik Şartnamenin Açıklığı:

Eksik veya muğlak şartnameler tekliflerin yanlış anlaşılmasına neden olur.

✅ Gizlilik:

Proje bilgileri ve teklif veren firmaların ticari sırları korunmalıdır.

✅ Alternatif Değerlendirme:

En düşük fiyat her zaman en iyi seçenek olmayabilir. Uzun vadeli maliyet, kalite ve riskler göz önüne alınmalıdır.

4. Avantajları

• Rekabet ortamı yaratılarak daha uygun maliyetler sağlanır.

• Kaliteli hizmet sağlayıcı seçimi yapılabilir.

• Riskler azaltılır: Önceden planlanmış süreç, sonradan yaşanabilecek sorunları minimize eder.

• Zaman ve kaynak yönetimi daha iyi yapılır.

5. Sık Yapılan Hatalar

• Belirsiz proje tanımıyla teklif istemek.

• Teklif süresini çok kısa tutmak.

• Sadece fiyatı öncelikli değerlendirmek.

• Sözleşme maddelerini detaylandırmadan işe başlamak.

• Referans ve geçmiş işlerini analiz etmeden firmayı seçmek.

6. Proje Bazlı Tekliflerde Dijital Araçların Kullanımı

Teklif sürecini hızlandırmak ve belge yönetimini kolaylaştırmak için dijital araçlar ve platformlar kullanılabilir:

• Google Formlar, Typeform: Teklif formu hazırlama

• Proje Yönetim Yazılımları (Asana, Trello, Monday): Teklif takibi

• e-İhale Sistemleri: Kurumsal alımlar için

• Canva, Figma, Autocad: Görsel ve teknik sunumlar için

7. Örnek Şablon: Teklif Çağrısı Metni (RFP)

markdown

KopyalaDüzenle

KONU: [Projenin Adı] İçin Teklif Çağrısı Sayın Yetkili, Firmamız, aşağıda detayları verilen proje kapsamında teklif almak istemektedir. Proje Adı: Nilüfer'de 10 Dairelik Apartman Projesi İş Kapsamı: Anahtar teslim kaba inşaat Süre: 90 gün Başlama Tarihi: 01.09.2025 Teklif Teslim Tarihi: 15.08.2025 Lütfen teklifinizi aşağıdaki formatta iletiniz: - Firma bilgileri - Tam fiyat teklifi (KDV dahil) - Teslim süresi - Referans projeler - Ödeme şartları Saygılarımızla, [Münür Şenay - Emlak ve Proje Geliştirme]

Sonuç

Proje bazında teklif alma süreci, sadece fiyat değil aynı zamanda kalite, güvenilirlik ve sürdürülebilir başarı açısından da stratejik bir süreçtir. Bu nedenle her aşaması titizlikle planlanmalı, teknik detaylara hâkim olunmalı ve seçilecek firma ya da kişiyle güçlü bir sözleşme zemini oluşturulmalıdır.

Ek: Profesyonel Pratik Notlar

• Her zaman en az 3 teklif alın.

• "Tahmini maliyet" ile gelen firmalardan uzak durun.

• Teklif dosyalarını standart bir formatta hazırlayın.

• Firma geçmişini araştırmak için referans kontrolü yapın.

• Sözleşmeye gecikme cezaları, iş teslim şartları ve garanti hükümleri mutlaka eklenmeli.